Seja para desenvolver novos produtos, expandir ou melhorar a produção ou, ainda, adequar os processos às práticas de ESG, é comum que indústrias conduzam diferentes projetos em uma mesma janela de tempo, formando um portfólio de projetos. Mas, antes de falarmos do portfólio de projetos, é preciso entender alguns conceitos:
- Projeto: Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.
- Portfólio: é o conjunto de projetos que, por natureza, não têm ligação entre si, e que são gerenciados em grupo para alcançar objetivos estratégicos de uma organização
- Programa: Projetos gerenciados de forma coordenada para obtenção de benefícios que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente
Um exemplo bom de ilustrar é o de uma casa. A construção de uma casa, em si, seria considerado um programa porque não é possível habitá-la se ela não estiver pronta, ou seja, com paredes, telhado, a parte elétrica, etc. O “programa”, neste caso, é composto por diversos projetos: o civil, elétrico, arquitetônico que, para atingir o objetivo estratégico final, precisam ser finalizados.
Já no caso do portfólio, os pequenos projetos individualmente atendem a um objetivo maior. Se a intenção for aumentar a qualidade de vida do morador da casa, por exemplo, é possível construir uma piscina, trocar o telhado, redecorar as paredes e colocar ar condicionado. Apesar de serem diversos projetos, eles não precisam estar prontos ao mesmo tempo para ter o objetivo estratégico: só de construir a piscina, por exemplo, a qualidade de vida do morador já poderia melhorar.
No caso das empresas, os projetos devem ser gerenciados de forma assertiva, para garantir a otimização dos recursos e o controle dos prazos. Assim, uma gestão de portfólio de projetos profissionalizada e pautada nas melhores práticas de mercado pode garantir mais controle dos processos e uma maior aderência da carteira.
Ciclo de vida
A gestão de portfólio de projetos é executada dentro de um ciclo de vida, composto das seguintes etapas:
- Diagnóstico de dores e oportunidades e formação do portfólio
- Planejamento do portfólio: Escopo, cronograma, comunicação, custos, riscos e integração
- Gestão da implantação: gestão da engenharia, suprimentos, construção e montagem
Para formar o portfólio de projetos é preciso, primeiramente, mapear as dores e oportunidades da empresa, avaliando a aderência aos objetivos estratégicos da empresa. Essas dores e oportunidades são estudadas e uma proposta de solução, com escopo, prazo e custo, é elaborada.
“A primeira fase é a construção e aprovação do portfólio. Em seguida, entra a fase do planejamento de carteira, momento em que vamos pensar ‘projetos versus recursos’ e desenhar a melhor forma de executar, otimizando os recursos para que os projetos sejam implantados de forma linear, evitando sobrecarga de trabalho, mobilizando os recursos no momento definido”, explica o head do Project Management Office (PMO) da Timenow, Wilian Aioffi.
Com o planejamento em mãos, é hora de executar os projetos. A fiscalização e controle dos custos e prazos dessa fase são essenciais para que o cronograma seja seguido e os resultados sejam entregues com qualidade.
Para alcançar o objetivo, o gestor precisa acompanhar todas as fases da implantação: desde o desenvolvimento da engenharia, passando pela aquisição de materiais e serviços, até a execução da obra e entrega do ativo.
Benefícios
A gestão de portfólio de projetos permite a aplicação do planejamento estratégico à gestão de projetos, além de uma maior rastreabilidade dos processos por meio de relatórios e acompanhamento das entregas.
Assim, a prática traz benefícios como maior clareza na tomada de decisão, mais eficiência na gestão de riscos, redução de trabalho e, consequentemente, custos e uma maior aderência da carteira, ou seja, uma maior garantia de que todos os projetos que são prioridade dentro daquele prazo de tempo serão entregues. Pontos importantes para empresas e grandes indústrias, que precisam implantar inúmeros projetos de adequação e expansão ao longo de um ano.
“A gestão de portfólio, basicamente, é garantir para o cliente que você está selecionando, desenvolvendo e entregando os projetos que entregam os melhores benefícios alinhados à estratégia da empresa”, pontua Wilian Aioffi.
Experiência e tecnologia
Já vimos neste artigo o que é a gestão de portfólio de projetos, os benefícios que ela traz e a importância de entregar bons resultados para o sucesso do cliente. Para grandes indústrias, uma empresa gerenciadora se torna um “braço direito”. Com inúmeros projetos a serem gerenciados, o olhar de experiência do mercado pode garantir mais confiabilidade no trabalho, baseado, principalmente, em expertise e resultados.
Com mais de duas décadas de atuação, a Timenow desenvolveu o Portfólio Intelligence, uma metodologia própria, baseada nas melhores práticas do mercado, que entrega soluções customizadas para o gerenciamento do portfólio de cada cliente.
Na metodologia, o primeiro passo é realizar um diagnóstico de maturidade em gestão de projetos com base em entrevistas e análises documentais. O resultado é classificado em três estágios:
- Introdutório: Baixa maturidade, falta de modelo e ações isoladas.
- Intermediário: Ações integradas com controle e padronização
- Avançado: Benchmark, experiência e tecnologia
O método permite mais assertividade, evolução e excelência na gestão, correlacionando o nível de maturidade da gestão de portfólio do cliente ao sucesso dos projetos, contando com a experiência de quem já gerenciou milhares de projetos para assegurar melhores resultados.
“Podemos atuar tanto com o gerenciamento pleno, ou seja, desde a fase de mapeamento de dores e oportunidades até a entrega, ou entrar em diferentes fases do ciclo de vida do portfólio, por exemplo, fazer apenas o planejamento, gestão de riscos e a fiscalização da implantação, etc”, afirma Wilian Aioffi.
Ou seja, com o Portfólio Intelligence, a Timenow pode atuar desde o diagnóstico de maturidade, passando pela formação do portfólio, o planejamento de carteira e a execução de cada projeto.
“Atuamos em todos os âmbitos até a entrega do benefício dos projetos”, finaliza.
Gerenciamento Remoto
Unindo experiência e tecnologia, a Timenow apostou na transformação digital para impulsionar a gestão de portfólio de clientes de diferentes segmentos, como papel e celulose, petroquímica e mineração.
Com uma central de gerenciamento remoto, é possível planejar e gerenciar os projetos de forma virtual, reduzindo custos. Além disso, com o Time Connect, software de gerenciamento de projetos, é possível ter um controle maior das informações, com relatórios atualizados e coleta de dados durante todo o andamento das operações.
“Com a tecnologia que já temos disponível, é possível fazer a gestão de contratos, gestão de riscos e planejamentos de forma virtual e, consequentemente, remota. Isso minimiza os custos, reduz o volume de pessoas necessárias na obra e permite o acompanhamento do processo por todos os interessados. As fases que precisam ser fiscalizadas de perto, como a implantação em si, contam com nossos profissionais in loco”, explica o head do PMO Timenow.